Хранение электронных документов: сроки, требования, возможные проблемы

Документ, хранящихся в электронном виде, должен Канцелярия

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

  • Возможность организовать управление системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным.
  • Удобная классификация.
  • Быстрый поиск и печать и выгрузка документов.
  • Автоматизированная система расширенного поиска материалов по реквизитам.
  • Возможность работать с документами не выходя из дома.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

С чего начать создание электронного архива?

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

«Нормативки» много. Ориентироваться нужно на следующие нормативные правовые акты:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
  • Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
  • Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
  • Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
  • Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
  • ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

  • правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
  • локальные нормативные акты;
  • кадровые документы;
  • договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
  • доверенности;
  • письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Обзор электронного архива

Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:

Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов. Интерфейс главного окна электронного архива. Любой помещенный в каталог документ всегда можно открыть и посмотреть.

Интерфейс главного окна электронного архива

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен индивидуальный список атрибутов.

Возможность просмотра содержимого документа

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.

Карточка атрибутов электронного документа

Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.

Возможность поиска документа по атрибутам

Кроме того, поиск помогут осуществить специальные инструменты «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».

Результаты полнотекстового поиска

Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и необходимые правила группировки документов (включая классификацию по периодам, видам, исполнителям и т. д.). Это обеспечивает разграничение сферы деятельности специалистов разных подразделений. Пример представления документов с группировкой по видам:

Пример представления документов с группировкой по видам

Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.

Возможность быстрого формирования выгрузки данных о документах в Excel

Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:

  • доступ к документам в соответствии с полномочиями пользователей (например, определенные разделы будут доступны только ограниченному кругу лиц). Функция позволяет создать защищённую общую базу данных, управление которой становится доступно только уполномоченным лицам;
  • автоматическое резервное копирование документов. Функция поможет предотвратить случайную утерю информации после краха оборудования или программного обеспечения;
  • доступ к содержимому для удаленных пользователей через Интернет с использованием технологий, гарантирующих комплексную защиту передаваемой информации. Функция упростит построение системы удалённой работы сотрудников и обеспечит возможность получения информации с внешних ПК при наличии доступа;
  • автоматизация рабочих процессов, подобных согласованию договоров, встроенными средствами workflow.

Электронный архив должен быть разработан на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.

Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными видами документов, в том числе юридическими, финансовыми, техническими и кадровыми. Стоимость услуг по созданию и поддержке корпоративной ит-инфраструктуры в каждом отдельном случае определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов, а также учитывает особенности сферы деятельности предприятия.

Электронный архив – относительно новая и актуальная форма ведения и обработки документации на предприятиях. Бумажный архив имеет комплекс недостатков, хоть сейчас его и нельзя полностью исключить в организациях. Основные преимущества внедрения электронной базы данных в дополнение к имеющемуся:

  • плавный переход, не требующий дополнительных затрат времени на обучение.
  • потеря части информации при переводе с физических носителей на электронные практически исключается.

Для большинства компаний, перевод бумажного архива в электронный вид может представлять серьезную проблему, ведь этот процесс трудоемкий и затратный по времени. Необходимо в относительно короткий срок подготовить, оцифровать и систематизировать все данные за несколько лет. Именно поэтому для настройки и организации электронного архива обращаются за помощью к сторонним специалистам.

Использование электронных систем может существенно упростить работу, а также организацию отчетности. Электронные архивы в отличие от бумажных можно максимально быстро классифицировать, упорядочить, по необходимости может быть настроена автоматизация некоторых процессов. Внедрение цифрового архива в соответствии с нормами законодательства РФ облегчает хранение, управление, учет на предприятии.

Внедрение, постоянное сопровождение и четкое поэтапное планирование по организации архива не в бумажном, а в электронном формате в процессе работы помогает формировать описание потребностей, которые могут выявиться не только к самому архиву, но и к электронным системам в целом. За счёт внедрения цифрового архива решается сразу несколько задач: упрощение работы вашего бизнеса с помощью электронных файлов; учет и ведение дел без необходимости отрываться от рабочего места и посещать архивное отделение; оперативно обрабатывать поступающие документы и передавать готовые решения из одного подразделения в другое, возможность оперативно получить доступ к нужной документации по уровням доступа, возможность организации быстрого ответа на встречные требования из ИФНС.

Как долго нужно хранить документы?

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

  • в течение четырех лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
  • в течение шести лет плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
  • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
  • документы учетной политики, стандарты организации, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 1, 2 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете»).

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа1). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе2) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается. Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.

Документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота с проставлением электронной подписи, могут храниться в течение установленных сроков без распечатывания на бумаге. Минфин России неоднократно давал такие разъяснения в своих письмах.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

  • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
  • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
  • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
  • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

  1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
  2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
  3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

  • Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
  • Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
  • Опись оформляется в двух экземплярах.
  • Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
  • В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
  • Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
  • Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
  • Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
  • Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
  • Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Срок хранения электронных документов и какие сложности при этом могут возникнуть?

Требования законодательства по организации хранения электронных документов хозяйствующими субъектами, действительно, в целом, установлены те же самые, что приняты в отношении традиционных бумажных документов. К числу таких требований относится соблюдение сроков хранения документов.

В самом общем случае типичные документы организации (договоры, накладные, платежки, регистры бухучета) хранятся 5 лет. Счета-фактуры (как и книги покупки и продаж) — 4 года. Некоторые документы — например, приказы по основной деятельности и бухгалтерская отчетность, должны храниться до тех пор, пока хозяйствующий субъект осуществляет деятельность (не закрылся).

В отношении отдельных документов законодательством (основной нормативный акт здесь — приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ( ССЫЛКА ), в юрисдикции которого находятся в том числе и частные организации) могут быть установлены очень длительные сроки хранения — например, 75 лет должны храниться личные карточки сотрудников. И в отношении электронных документов (электронных версий бумажных документов с соответствующими сроками хранения) они также действуют.

Законодатель, в свою очередь, не ограничивает хозяйствующий субъект в выборе способов хранения электронного документа — при условии, что оно будет соответствовать действующим нормам закона. Основной нормативный акт, в котором содержатся правила оборота электронных документов — приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — ССЫЛКА    (его юрисдикция, как и в случае с приказом № 558, также распространяется на частные организации). Однако, эти нормы очень общие, поверхностные. По сути, обязательства хозяйствующего субъекта, который использует электронные документы, сводятся к решению трех основных задач:

  • использования, как минимум, двух экземпляров документа — которые должны быть размещены на разных физических носителях;
  • применения технических и программных средств, которые приспособлены для чтения, копирования или перезаписи документа (его экземпляров), а также для контроля их состояния;
  • обеспечения надежного режима хранения документов — так, чтобы они не были утрачены, несанкционированным образом распространены, уничтожены или искажены.

Важно также, чтобы выбранные предприятием способы размещения электронного документа не нарушали требований законодательства, связанного с обеспечением защиты данных. Прежде всего — Закона № 152-ФЗ «О персональных данных». То есть, на практике носители должны быть такими, чтобы к файлам не было постороннего доступа.

Документ (одна из его копий) может быть размещен на носителе внутри предприятия (на сервере, диске) или же загружен в облако (например, оператора ЭДО). Второй способ становится все более популярным — но в то же время его применение характеризуется рядом ощутимых рисков.

Оператор электронного документооборота отвечает за отправку и получение документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, но не за их хранение! Если у вас не заключено отдельное соглашение с оператором ЭДО на хранение электронных документов (ведение архива) в виде дополнительной опции, то и предъявить претензии в случае утраты ранее полученных (отправленных) электронных документов не сможете!

Главный риск — отсутствие четко прописанных в законодательстве механизмов ответственности оператора ЭДО за сохранность документов, размещенных на его серверах. В значительной степени данный риск обусловлен тем фактом, что в законодательстве, имеющем отношение к использованию документов, в ряде случаев напрямую говорится о том, что за сохранность документов несет ответственность именно их владелец. Так, в Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо сказано, что обеспечение безопасных условий хранения бухгалтерских документов — задача хозяйствующего субъекта. Предполагается, что оператор ЭДО лишь осуществляет передачу данных в случаях и в порядке, предусмотренных законом или договором — но не их хранение.

В ряде сценариев, безусловно, возможно заключение между хозяйствующим субъектом и оператором ЭДО отдельного (как правило, платного и недешевого) соглашения на оказание услуги по хранению документов. И в этом соглашении прописывается ответственность исполнителя за те или иные ошибки (недоработки) в организации их хранения. Но к числу таких ошибок относятся те, что носят, главным образом, «технический» характер. Примеры подобных ошибок (недоработок):

  • ненадлежащий контроль над техническим состоянием серверов;
  • неосуществление резервного копирования данных;
  • игнорирование дублирования подачи электричества.

В то время как указанные «технические» ошибки для современных операторов можно считать редкостью. Но даже и они, как показывает практика, могут допускать недочеты в работе. Которые могут привести к крайне неприятным последствиям для стороны, разместившей у оператора ЭДО документ — в сценарии, когда соответствующего дополнительного соглашения об ответственности оператора не заключено.

За несанкционированный доступ к документам (собственно, данный риск правомерно считать основным) оператор ЭДО, как правило, не отвечает — и просто потому, что для этого нет подходящих юридических механизмов. Типичный сценарий — когда документ подписывается (с использованием действующей ЭЦП) уже уволенным работником (как вариант, в его собственных корыстных целях). Оператор — в соответствии с договором, разрешает провести обладателю ЭЦП юридически значимые действия (поскольку не знает и не может знать, что человек уволился), которые могут навредить организации, которая когда-то оформила на увольняемого ЭЦП. Возложить ответственность на оператора за последствия таких действий нельзя — в лучшем случае можно аннулировать подписанные документы (но на практике такое действие может быть запоздалым и потому бесполезным).

Собственно, ЭЦП может в принципе попасть не в те руки — и оператор также за это не отвечает (поскольку не может проконтролировать движение подписи).

Не менее важный нюанс — в том, что оператор как хозяйствующий субъект несет ответственность за допущенные нарушения только в пределах уставного капитала. Совершенно не исключен сценарий, при котором суммарный ущерб отдельным пользователям намного превысит величину данного капитала — и оператор попросту не сможет рассчитаться с пострадавшими контрагентами по финансовым причинам.

Также можно выделить ряд иных проблемных участков, которые могут наблюдаться при размещении электронных документов на облачных серверах операторов ЭДО:

  1. Отсутствие унификации файловых форматов в области юридически значимого ЭДО. Бывает так, что требуемый документ, пусть и полностью защищенный от обозначенных факторов риска, попросту не получается открыть в силу отсутствия в непосредственном доступе нужных программ. В свою очередь, его переформатирование в самом общем случае приводит к утрате документом юридической силы — нужно переподписывать его (что не всегда возможно).
  2. Значительное превышение сроков хранения документов в сравнении со сроками действия сертификатов ЭЦП. Если у сертификата закончился срок действия, то удостоверение его подлинности на момент подписания (когда сертификат действовал) потребует проведение большого объема дополнительной работы компетентными специалистами (скорее всего, опять же, за дополнительную плату) от оператора ЭДО. Им предстоит «вручную» выяснить — кто именно имел полномочия на подписания, и были ли соответствующие полномочия легально применены.

письмо Минфина РФ от 26.12.2017 № 07-01-09/86857 о хранении электронных документов в организации

Существует технология подписания электронных документов, которая предполагает использование усовершенствованных квалифицированных ЭЦП — приспособленных не только к заверению документа, но и к включению в состав подписи штампа времени. Данный штамп удостоверяет тот факт, что на момент подписания документа использовался действующий сертификат.

Усовершенствованные квалифицированные подписи (УКЭП) разработаны как раз на тот случай, когда срок действия сертификата истек, документ еще хранится, но у того или иного заинтересованного лица возникла необходимость проверить законность подписания данного документа. Правда, здесь есть проблема: штамп считается действительным только в период действия сертификата. Однако, есть и способ ее решения — своевременное «перештампование» электронного документа по мере выпуска новых сертификатов (то есть, к моменту окончания действия текущего сертификата оформляется новый, а затем с помощью него сразу же «перештамповывается» документ).

Но, так или иначе, штамп — пусть и с истекшим сроком действия, будет удостоверять факт подлинности сертификата на момент подписания документа. Подобное действие, так или иначе, сыграет в пользу владельца документа, которому нужно доказать его подлинность.

Гарантом удостоверения подлинности самого штампа в данном случае выступает удостоверяющий центр — выдающий рассматриваемые квалифицированные ЭЦП. При необходимости, если нужно будет доказать подлинность электронного документа в суде, представитель УЦ может выступить одним из свидетелей — третьей стороной спора.

Практическое использование усовершенствованных ЭЦП можно осуществить в рамках пользования инфраструктурой многих ведущих операторов ЭДО — например, сервисов от Контура ( ССЫЛКА ). Применение таких УКЭП становится общераспространенным — в силу отсутствия реальных альтернатив (объединяющих в себе технологический и юридический инструментарий проверки подлинности электронных документов столь же эффективно). И потому можно ожидать все большей популяризации услуг по предоставлению усовершенствованных ЭЦП от ведущих российских операторов.

Но тот факт, что штамп все же имеет ограниченный срок действия, позволяет говорить лишь о частичном решении проблемы удостоверения подлинности электронных документов. Не исключено при этом скорое появление обновленных стандартов применения такого штампа, при котором «перештамповке» могут быть найдены альтернативы, не привносящие рисков ущемления прав участников электронного документооборота.

Затруднения в практическом выполнении отдельных предписаний законодательства.

Так, например, государственные и муниципальные архивы должны — в соответствии с приказом № 526, принимать текстовые документы только в формате PDF. В свою очередь, конвертировать в такой формат исходные файлы Word или Excel может быть затруднительно. Кроме того, если исходный файл был подписан ЭЦП, то и «выходной» PDF-файл нужно переподписывать (иначе он не будет иметь юридической силы), на что, опять же, уйдет время.

Можно отметить, что приказ № 526 не содержит каких-либо отдельных требований к процедурам удостоверения подлинности документов (с помощью ЭЦП). Эти процедуры должны осуществляться в соответствии с общим законодательством, регулирующим применение электронных подписей — но его нормы не всегда учитывают специфику размещения документов, используемых конкретно во внутрикорпоративном документообороте.

Так или иначе, размещая документы у оператора ЭДО, компания рискует:

  • остаться без этих документов вследствие технических сбоев у оператора (который может либо ничего не гарантировать на случай таких сбоев, либо гарантировать в соответствии с отдельным соглашением — но столкнуться со сложностями выполнения обязательств по данному соглашению);
  • столкнуться с правовыми последствиями при несанкционированном доступе к документам (нелегальном использовании ЭЦП) — за который оператор, как правило, не отвечает в принципе;
  • столкнуться с затруднениями при удостоверении подлинности электронных документов (правомерности их подписания).

Тем не менее, электронный документооборот приобретает все большую распространенность. И компаниям нужно искать механизмы его применения при сведении к минимуму обозначенных рисков. Рассмотрим, какими эти механизмы могут быть.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

  • С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
  • Поиск нужного документа не требует много времени.
  • Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
  • Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

  • Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
  • Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
  • Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Э-документы с длительным сроком хранения: что с ними делать?

Отдельную сложность представляет собой практическое хранение электронных документов, которые — в соответствии с законодательством, должны размещаться в архивах очень долгое время. За 75 лет, в течение которых может потребоваться хранить документ, оператор ЭДО может, условно говоря, несколько раз открыться и закрыться (влиться в состав другой фирмы, а затем выйти из нее, всякий раз образуя новое юрлицо). Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?

Пока что ответ на данный вопрос может быть один: если документ нужно хранить долго, то лучше обеспечить его размещение в архиве в бумажном виде. Такая рекомендация может быть обусловлена даже не тем, что у оператора ЭДО может поменяться статус, но и тем, что может значительно поменяться само законодательство — в то время как реагирование на такие перемены при уже осуществленных действиях по размещению документов с длительным сроком хранения в электронном виде может потребовать от предприятия значительных трудовых и финансовых затрат.

Какие грядут изменения

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Поскольку законодательством не предусмотрено чётких требований к организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:

  • отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;
  • нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;
  • отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат КЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;
  • нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.

В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:

  • невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;
  • ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;
  • доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;
  • сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата КЭП, использовавшейся для подписания документа;
  • наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность КЭП.

Планируется, что кроме операторов ЭДО оказывать услуги по хранению электронных документов будут также организации и ИП, которые пройдут соответствующую аккредитацию.

В обязанности таких компаний, помимо хранения документов, будут входить предоставление ПО для их визуализации и передача архивов третьим лицам по требованию заказчика. В случае ликвидации организация, занимающаяся хранением электронных документов, должна будет передать данные другой такой организации, либо Федеральному архивному агентству.

Предполагается, что все необходимые нормативные акты будут разработаны и приняты к концу 2021 года.

Источники
  • https://www.archivarius.ru/sozdanie-elektronnogo-arhiva/
  • https://www.advgazeta.ru/ag-expert/advices/kak-sozdat-elektronnyy-arkhiv-v-organizatsii/
  • https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/hraneniye-dokumentov-v-elektronnom-arhive/
  • https://onlain-kassy.ru/edo/hranenie-elektronnyh-dokumentov.html
  • https://astral.ru/articles/dokumentooborot/24237/

Оцените статью
Срок годности
Adblock
detector