Хранение документов у нотариуса: перечень, как возвращает, процесс приема и сроки хранения в нотариальном архиве

Нотариальный сейф либо архив – идеальное место, куда можно поместить ценные бумаги, не опасаясь за их сохранность. Профессиональные обязанности сотрудников контор регламентированы нормативно-правовыми государственными актами – статьями 97, 98 базового Закона о Нотариате.

При оказании услуги составляется договор ответственного сбережения. Этот документ является гарантом исполнения нотариусом своих обязательств перед клиентом.

Что можно сдать на хранение под ответственность нотариуса?

Нотариус ведет прием исключительно документов, то есть материальных носителей, соответствующих законодательству, а именно – закону № 77-ФЗ от 23.11.1994 г и в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате (от 1993 года). Потому возможна передача нотариусу таких документов:

• Текстовые документы на бумажном носителе.
• Аудиозаписи на различных носителях, как аналоговых, так и цифровых.
• Графические изображения на бумажных, аналоговых или цифровых носителях. Это могут быть фотографии, рисунки, фотопленка и т.п.
• Видеозаписи на различных носителях.

При этом нельзя сдать нотариусу на хранение печать предприятия, деньги, ценные бумаги и прочие предметы, которые не подпадают под определение «документа». Если требуется принятие на ответственное хранение подобных предметов, следует обратиться в банк и воспользоваться услугой депозитной ячейки. Большинство банков Москвы

Процесс передачи документов под ответственность нотариуса

Процедура начинается с составления описи – бланк включает следующую информацию:

• название документа, подлежащего хранению;
• число листов в нем;
• состояние – это необходимо для того, чтобы при получении у клиента не было претензий по поводу их внешнего вида.

Опись составляют в двух экземплярах – один остается у нотариуса, второй – отдается на руки клиенту. На обоих экземплярах ставятся подписи отдающей и принимающей сторон.

Последующий алгоритм принятия на хранение документов:

• ценные бумаги, опись, их подтверждающая, складываются в конверт или непрозрачный пакет;
• каждая единица визируется представителем конторы, на бланке указывается дата принятия на хранение, сроки, в течение которых она будет находиться там;
• пакет опечатывают, затем кладут в сейф;
• клиент получает официальное свидетельство и опись принятых у него, документов.

Справка! Законом не запрещено осуществлять принятие документов на хранение нотариусом, если они запакованы заранее. Таким образом, нотариус не знает, каков их перечень. Тогда опись не составляется. Конверт просто заверяется подписью клиента, после чего сотрудник вкладывает его в отдельную папку. Все делается при клиенте. Папку заклеивают, а обе стороны ставят на ней свои подписи. Завершающий шаг – нотариус ставит свою печать и дату заключения сделки.

Владельцу переданного пакета выдают свидетельство, где указано:

• место проведения сделки;
• дата сдачи бумаг на хранение;
• адрес конторы;
• персональные данные сотрудника, оформившего сделку;
• паспортные данные клиента или его юридический адрес, если клиент не является физическим лицом;
• ссылка на прилагаемую к свидетельству, опись, взятого на хранение;
• период, по истечении которого клиент обязан забрать документы.

С этого момента нотариус несет юридическую ответственность за вверенный ему ценный пакет. Оплачивает его услуги заинтересованное лицо.

Когда информация может быть разглашена?

«Основами…» предусматривается ряд условий, когда нотариус может совершать раскрытие тайных сведений:

• Если за этими данными обращаются непосредственные участники процесса (например, другие участники договора).
• Если запрос сформирован Нотариальной палатой (однако на сотрудников нотариальной палаты также действуют нормы о неразглашении).
• По запросам следователей прокуратуры, суда либо исполнительных органов при наличии законных оснований для запроса соответствующих данных.
• По запросу ФНС, если речь идет об оценочной стоимости имущества, которое передается в дар или наследуется.
• По запросу наследников раскрывается информация из завещания в случае смерти лица, оставившего это завещание.

Других оснований для выдачи конфиденциальных данных у нотариуса попросту нет.

Когда нужно обращаться в нотариальный государственный архив для выдачи дубликата завещания

Возникают ситуации, когда для того, чтобы восстановить документ, невозможно воспользоваться услугами нотариуса для получения 2-го экземпляра. Нотариус, заверявший завещательное распоряжение, мог передать архив собственному коллеге либо поменять адрес. В этих случаях необходимо обратиться в нотариальный госархив.

Именно туда сдают все дела нотариусов после того, как прекращена их рабочая деятельность. На основе составленного заявления сотрудники госархива осуществляют выдачу удостоверенного завещательного дубликата.

Где хранится завещание до смерти

Хранение завещания осуществляется определенное время. Хранится два экземпляра бумаги. До кончины бумага сохраняется у нотариуса и наследодателя. Воля относительно завещанного имущества, распределения наследственной массы может быть указана закрытым типом документа. Распоряжение усопшего может в корне менять порядки наследования предусмотренные законом, основанные на родственных связях.

До наступления смерти наследодателя копия документа хранится у нотариуса. После смерти собственника он может огласить содержимое оставленного распоряжения родственникам, заинтересованным сторонам. Срока давности процедура сбережения бумаги не имеет, поскольку специалист нотариальной конторы узнать о смерти составителя может только от заинтересованных сторон.

После кончины наследодателя завещание вступает в силу. Нотариально заверенную копию или оригинал приемники должны сохранять. Это документальное подтверждение прав на имущество полученное по наследству. Терять документ нельзя. Возможно возникновение спорных вопросов, когда бумага станет подтверждением законности прав собственности. Законом предусматривается право граждан оспаривать наследственные дела до десяти лет.

После смерти наследодателя специалист нотариальной конторы создает папку, в которую собираются все документы относящиеся к открытию наследства, оформлению свидетельств. После выдачи свидетельств, на пакете документов ставится отметка о хранение, срок хранения, бумаги опечатываются.

Существуют случаи, когда нотариальная контора заверившая бланк не работает. Заинтересованным сторонам необходимо обратиться в нотариальную палату. Копии документов такого рода хранятся независимо от работы специалиста, передаются на сбережение более вышестоящим инстанциям, которые смогут подсказать место сбережения, передать дело специалисту ведущему распределение имущества.

Для наследников важно узнать был ли до смерти составлен нотариальный документ. Ведь его наличие может существенно перераспределить доли в оставшейся от умершего квартире. Закон защищает права официальных наследников и получить гарантированную им часть они смогут в любом случае.

Узнать о наличии документа и месте его хранения можно:

• От самого завещателя при жизни или перед самой смертью;
• От свидетелей, если это были близкие друзья или родственники;
• От нотариуса, при условии, что он поддерживал связь с умершим и его семьей;
• Найдя подлинник при приведение бумаг покойного в порядок;
• Обойдя все близлежащие нотариальные конторы;
• Подав официальный запрос в федеральную нотариальную контору.

Поиски осложняются тем фактом, что гражданин РФ имеет право обратиться к любому нотариусу, зарегистрированному на территории всего государства.

Завещание хранится у самого наследодателя в виде подлинника и у нотариуса, в виде копии. Копия подлинника обязана, сохранятся в конторе до наступления смерти завещателя. После смерти нотариус получает право на вскрытие конверта перед родственниками умершего. Сделать это при жизни невозможно, потому что нарушается тайна процедуры наследования.

Информация о наследстве хранится до смерти составителя документа. Нотариус может узнать о свершившемся факте только после полученного запроса от родственников. Поэтому хранение документа не имеет срока давности и должно осуществляться до востребования.

Кто может получить копию завещания

Государственные ведомства охраняют тайну завещания.

В связи с этим копия завещания выдается исключительно узкому кругу лиц:

• завещателю;
• лицам, которые указаны в завещании, в случае смерти наследодателя с условием подтвердить собственную личность и представить свидетельство о смерти;
• наследникам лиц, которые вправе получить наследство в случае их смерти.

В редких случаях может получить копию юрист, который ведет дело о наследстве либо исполнитель составленного завещания.

Важно! До момента кончины наследодателя никто не вправе требовать копию завещания, так как это противоречит российскому законодательству.

Необходимые документы для получения копии распорядительного акта об имуществе

Дубликат завещания является совершенно точной копией оригинального экземпляра без каких-нибудь дополнений. Поэтому он обладает всей присущей ему юридической силой.

Завещание — это распорядительный акт, оформленный у нотариуса относительно судьбы имущества.

Даже когда завещатель самостоятельно уничтожил такой документ, но не поменял или отменил распоряжение завещания согласно установленной законом процедуре, завещание сохраняет юридическую силу. Если отсутствует оригинал, то процесс распределения имеющегося наследства осуществляется по закону.

Чтобы восстановить завещание нотариусу может понадобиться следующий набор документации:

• заявление о необходимости выдать удостоверенный дубликат завещания, образец которого можно посмотреть на специализированных юридических сайтах;
• удостоверение личности гражданина, составившего заявление;
• бумага, которая подтверждает факт родства с завещателем (в частности, свидетельство о рождении);
• свидетельство, фиксирующее факт смерти завещателя.

Если утрачен документ, подтверждающий связь между родственниками, то надо идти в ЗАГС — за копией, справкой или выпиской из госреестра. Если прошло больше 75-ти лет со дня регистрации брака, то идти необходимо в местный архив. Документация, зарегистрированная до 1918 г., находится на хранении в Госархиве.

Где искать завещательную бумагу

Завещание первым делом следует искать там, где в последнее время проживал наследодатель. В большинстве случаев оно хранится вместе со всей остальной документацией. Если среди ценных бумаг нет необходимого документа, стоит продолжать поиски и внимательно осмотреть жилище.

Близкие родственники наследодателя обычно знают о том, оставил ли умерший завещание, поэтому документ находится довольно быстро.

Повсеместно распространены случаи, когда взрослые дети живут отдельно от своих родителей – в другом городе или даже стране. И могут возникать ситуации, когда о важных документах, составленных наследодателем, близкие родственники не осведомлены.

Если нужно получить информацию о том, написан ли завещательный документ, или он не обнаружен в квартире или в частном доме завещателя, остается обратиться в нотариальные конторы, расположенные вблизи места жительства умершего. Сотрудники предоставят вам сведения, если располагают ими.

Иногда довольно проблематично узнать, есть ли завещание умершего. Это связано с тем, что последнее волеизъявление по поводу имущества можно оформить не только по месту регистрации, но и в любом городе нашей страны, как в государственной нотариальной конторе, так и у частного нотариуса.

Если все попытки найти задокументированное волеизъявление не принесли желаемого результата, и вы понятия не имеете, как узнать о завещании после смерти родственника, стоит обратиться в нотариальную палату. Специалисты отыщут в реестре сведения о любой сделке, заключенной представителями нотариата определенной административной территории (область, край, округ).

Как проверить завещание в реестре

Доступ к данным Единого реестра имеет ограниченный круг лиц. Самостоятельно с помощью ПК и в режиме online узнать, было ли завещание и где его искать, не удастся.

Чтобы сохранить тайну волеизъявления усопшего, в реестре не указываются сведения о содержании завещания (данные о наследниках, о долях имущества и так далее). Там есть лишь общая информация:

• сведения о завещателе;
• дата и время создания документа, его порядковый номер;
• ФИО нотариуса, адрес нотариальной конторы, где было зарегистрировано завещание.

Проверять наличие завещательной бумаги в реестре можно только после смерти наследодателя. Попытки узнать о содержании документа при жизни завещателя незаконны.

К какому нотариусу обратиться

Вы не знаете, есть завещание на квартиру или нет, и завещательный документ не найден у покойного дома (ведь бумага может храниться в сейфе в банке, в другом месте)? Обратитесь в нотариальную контору, которая расположена по месту последней регистрации завещателя.

В случае, когда покойный проживал в крупном населенном пункте, где оказывают услуги несколько нотариусов, завещание стоит поискать во всех зарегистрированных нотариальных конторах.

Если завещание скрывают, но вы предполагаете, что оно существует и составлено в вашу пользу, идите к нотариусу по месту последнего жительства завещателя.

Когда имя представителя нотариата и адрес конторы неизвестны либо родственники не предоставляют документы, подтверждающие факт смерти наследодателя и степень вашего с ним родства, обратитесь с заявлением в областную нотариальную палату.

Где может храниться завещание

Как узнать есть завещание после смерти родственника? Нужно определиться, кто может составить бумагу. Этим правом наделяется любой гражданин, достигший 18 лет, имеющий собственность.

Документ, выражающий волю наследодателя, позволяет распределять имеющиеся блага, по его желанию, вне норм, установленных законом. Наследодатель принимает решение, кому из субъектов он отдаст всё или часть собственного имущества, размер долей.

Важно! Гражданско-правовое законодательство требует сохранения тайны содержания подобного распоряжения. У кого хранится завещание, особенности хранения, остаются тайной для окружения.

При составлении бумаги посредством помощи нотариального работника, сведения о её наличии и содержании, нельзя разглашать до смерти человека, её составлявшего.

Гражданский кодекс предусматривает полугодовой срок для получения прав наследования, при возникновении следующей очереди правопреемников, он удлиняется на три месяца. Пропуск этих сроков не критичен, когда сонаследники выражают согласие, опоздавший принимает имущество порядком наследования. Разрешается восстановление утраченного времени посредством судебного решения, с подтверждением уважительных причин.

Наследование согласно законным основаниям, отличается от процедуры, применяемой по завещательному распоряжению. При такой ситуации на имущество претендуют родственники, знакомые, соседи, друзья, бывшие жена, муж. Эти люди могут не иметь представления об отнесении их к группе наследователей, бумагу может уничтожить родственник, когда узнает о неудобной для него, воле покойного. Поэтому важно своевременно озаботиться розыском документа.

Как обнаружить, найти завещание после смерти родственника? Следует ознакомиться с тонкостями процесса:

• наличие двух экземпляров, один — у собственника, другой – у нотариуса;
• в процессе участвуют лица, определяемые законом;
• собственник имущества самостоятельно принимает решение о распоряжении ценностями;
• при наличии нескольких волеизъявлений, действительным будет написанное последним;
• только наследодатель раскрывает завещательную тайну, остальные посвященные субъекты, должны молчать до его смерти.

Перед началом выяснения информации о наличии документа, уточняется существование бумаги непосредственно у завещателя. Данные, полученные от иных лиц, считаются противозаконными, за что субъекты привлекаются к ответственности.

Бумага, составленная субъектом, владеющим собственностью, хранится у него дома, под охраной банка, у поверенного человека (душеприказчика), нотариуса.

Получение имущества согласно завещательному акту, обладает преимуществами:

• наследодатель самостоятельно принимает решение, какой объем собственности получит тот или иной преемник (не получит совсем);
• завещатель единолично выбирает наследников;
• выполняется последняя воля умершего человека.

Наследование по завещанию, имеет трудности:

• необходимость поиска бумаги;
• незнание про наличие свидетельства, когда возникает пропуск сроков вступления в права;
• распределение собственники между иными преемниками или переход ценностей к государству.

Сроки

Согласно Правилам нотариального делопроизводства, срок хранения наследственного дела неограничен. То есть, теоретически наследник может обратиться к нотариусу или же в Главное нотариальное управление (если, допустим, конторы нет) и запросить документ.

Важно также понимать следующее – если наследники не объявились или же не забрали свое свидетельство, то делопроизводство не может быть закрыто, то есть имеет место открытие наследственное дело, что также является основанием для выдачи документов.

Санкции за нарушение норм

За разглашение нотариальной тайны лицо, допустившее проступок, несет следующие виды ответственности:

1. Дисциплинарную. В частности, за нарушение обязанностей по сохранению тайн нотариус может быть лишен права заниматься данной деятельностью.
2. Административную. Если в судебном порядке было доказано нанесение ущерба из-за разглашения тайных сведений, а также был доказан умышленный характер действий, нотариус обязуется возместить ущерб.
3. Уголовную. В ряде случаев, при особо тяжких последствиях или систематическом разглашении (например, торговля информацией) предусматривается санкция в виде лишения свободы сроком до 6 лет.

Учитывая надежный правовой механизм защиты сведений, передаваемых нотариусу, можно пользоваться услугами контор, не опасаясь за свою приватность.

Как вам статья?